समन्वयक चेकलिस्ट,प्रतियोगी पंजीकरण(पीडीएफ)
रोडियो प्रतियोगी पंजीकरण वास्तव में गतिविधियों का एक तार्किक क्रम है और, यदि ठीक से पालन किया जाता है, तो प्रक्रिया को जटिल नहीं होना चाहिए और सुचारू रूप से प्रवाहित होना चाहिए।सभी प्रवेश प्रपत्र नोटबुक में रखे जाने चाहिए। नोट: उस लिफाफे को स्टेपल करें जिसमें एंट्री फॉर्म के पीछे प्रवेश फॉर्म प्राप्त हुआ था, अगर इसे रोडियो के लिए रोडियो एंट्री ओपनिंग डेट और पंद्रह (15) दिनों के बीच रोडियो फर्स्ट परफॉर्मेंस के बीच सरकारी डाक सेवा द्वारा पोस्टमार्क नहीं किया गया था। संयुक्त राज्य अमेरिका में आयोजित किया गया। संयुक्त राज्य अमेरिका के बाहर आयोजित रोडियो के लिए, पोस्टमार्क रोडियो प्रवेश खोलने की तारीख और रोडियो के पहले प्रदर्शन से बाईस (22) दिन पहले के बीच होना चाहिए। प्रपत्रों को एक नोटबुक में या तीन अलग-अलग नोटबुक में रखा जा सकता है जैसा कि नीचे पहचाना गया है। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक फॉर्म का मूल रोडियो सचिव को दिया गया है। प्रतियोगी पैकेट पंजीकरण की शुरुआत से पहले पूरा किया जाना चाहिए और पंजीकरण शुरू होने से पहले उपलब्ध होना चाहिए। सुनिश्चित करें कि आपकी पशु चिकित्सक की जानकारी प्रत्येक प्रतियोगी पैकेट और "ब्लू मेडिकल शीट" में भी है (ये 2 आइटम IGRA नियम द्वारा आवश्यक हैं)
होस्टिंग एसोसिएशन को पंजीकरण के लिए निम्नलिखित संकेत तैयार करने चाहिए और प्रत्येक क्षेत्र के लिए एक (1) टेबल दो (2) कुर्सियों के साथ उपलब्ध होनी चाहिए:
सुनिश्चित करें कि पंजीकरण के समय रोडियो ऑडिटर के लिए सफेद 20 एलबी लेजर (या बहुउद्देशीय) पेपर के दो (2) रिम उपलब्ध हैं।
रोडियो निदेशक को पंजीकरण की शुरुआत से पहले एरिना निदेशक से बात करनी चाहिए और नई प्रतियोगी बैठक के लिए एक समय निर्धारित करना चाहिए। बैठक के लिए समय और स्थान को सूचीबद्ध करते हुए कम से कम एक संकेत तैयार किया जाना चाहिए, और सचिव को पंजीकरण क्षेत्र में पोस्टिंग के लिए दिया जाना चाहिए। किसी भी परिवर्तन के लिए संकेत तैयार किए जाने चाहिए, जैसे कि रोडियो प्रारंभ समय, और पंजीकरण की शुरुआत से पहले सचिव को दिया जाना चाहिए और पंजीकरण क्षेत्र में पोस्ट किया जाना चाहिए।
रोडियो निदेशक को पंजीकरण के दौरान ब्वॉय पास बेचने के लिए एक व्यक्ति की पहचान करनी चाहिए और इस उद्देश्य के लिए एक टेबल स्थापित की जानी चाहिए। एक व्यक्ति की भी पहचान की जानी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि अधिकारी और कर्मचारी सभी आवश्यक प्रपत्रों को पूरा करते हैं और उन्हें उपयुक्त बैज जारी करते हैं। आवश्यक रूप हैं:
पंजीकरण, यदि संभव हो, एक शांत कमरे में स्थापित किया जाना चाहिए, और पंजीकरण के दौरान कमरे में कोई अन्य गतिविधि नहीं होनी चाहिए। हालांकि, यदि कमरा पर्याप्त स्थान प्रदान करने के लिए पर्याप्त बड़ा है, तो स्वयंसेवी पंजीकरण, मनोरंजन पंजीकरण इत्यादि के लिए अन्य टेबल स्थापित किए जा सकते हैं। रोडियो निदेशक के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होने के लिए एक (1) व्यक्ति को नियुक्त करना एक अच्छा विचार है। सभी सचिवीय आपूर्ति प्राप्त की जाती है और पंजीकरण मुद्दों के संबंध में संपर्क का एकल बिंदु होना चाहिए। सचिव को इस व्यक्ति के आगमन पर संपर्क करने का निर्देश दिया जाना चाहिए। सभी प्रवेश प्रपत्र, अन्य आवश्यक प्रपत्र, और सचिवीय आपूर्ति सचिव को दी जानी चाहिए। सचिव पंजीकरण के लिए विशिष्ट आपूर्ति का अनुरोध कर सकता है, और पूछ सकता है कि क्या कोई और बाकी की आपूर्ति रोडियो सुविधा में सचिवीय क्षेत्र में पहुंचा सकता है।
रोडियो सचिव के निर्देशन में आयोजित होने वाली अधिकारियों की बैठक (पंजीकरण के 30 मिनट के भीतर) के लिए समय की पुष्टि करें, और अधिकारियों और कर्मचारियों को क्रेडेंशियल जारी करने वाले व्यक्ति को बैठक का समय बताने का निर्देश दें। बैठक में भाग लेने के लिए न्यायाधीश, स्कोरकीपर, टाइमर, उद्घोषक, एरिना निदेशक, चुट समन्वयक, रोडियो निदेशक और रोडियो चेकलिस्ट ट्रस्टी की आवश्यकता होती है। यह भी सुझाव दिया जाता है कि एरिना सेट-अप समन्वयक और सहायक किसी भी क्षमता में बैठक में भाग लें।
रोडियो सप्ताहांत से पहले, रोडियो निदेशक या डिज़ाइनी को 24 घंटे के किन्को (या अन्य 24-घंटे कॉपी सेंटर) के निकटतम स्थान की पुष्टि करनी चाहिए और सचिव को लिखित में पता और फोन नंबर देना चाहिए। यह अनुशंसा की जाती है कि सचिव के लिए पंजीकरण साइट से कॉपी सेंटर तक लिखित निर्देश प्रदान किए जाएं। सुनिश्चित करें कि यह अभी भी 24 घंटे का स्थान है।
सभी कर्मचारियों को पंजीकरण शुरू होने से कम से कम 15-30 मिनट पहले पंजीकरण क्षेत्र में रहने का निर्देश दिया जाना चाहिए ताकि सचिव पंजीकरण प्रक्रिया की समीक्षा कर सकें। यहां तक कि अनुभवी लोगों को भी कभी-कभी पंजीकरण प्रक्रिया पर "पुनश्चर्या" की आवश्यकता होती है। सभी कर्मचारी पंजीकरण समाप्त होने तक काम करने के लिए उपलब्ध होने चाहिए। नोट: यदि आवश्यक अनुवर्ती कार्य में सचिव की सहायता के लिए पंजीकरण बंद होने के बाद एक या दो लोग रुकेंगे तो यह बहुत विचारणीय है।
प्रत्येक टेबल पर पर्याप्त संख्या में "साझा हेराफेरी / हॉर्स फॉर्म" रखा जाएगा। कंटेस्टेंट शेयरिंग इक्विपमेंट या घोड़ों को पंजीकरण के समय एक फॉर्म भरना होगा। उपकरण या घोड़े के मालिक को फॉर्म पर इसका उल्लेख करना चाहिए।सभी साझा हेराफेरी/घोड़े के फॉर्म को बनाए रखा जाता है और पंजीकरण के अंत में रोडियो सचिव को दिया जाता है।प्रत्येक टेबल पर एक "पार्टनर्स नीडेड फॉर्म" भी रखा जाएगा, ताकि जिन प्रतिभागियों को पार्टनर की जरूरत है, वे फॉर्म में दी गई जानकारी को पूरा कर सकें। किसी भी प्रतियोगी को भागीदारों की आवश्यकता फॉर्म को पूरा करने के लिए कहा जाएगा कि पंजीकरण बंद होने से पहले उसे टीम (टीमों) को भरना होगा, और अधूरी टीमों के लिए प्रवेश शुल्क एकत्र नहीं किया जाएगा। पंजीकरण बंद होने से पहले प्रविष्टि को पूरा करने के लिए टीम को भरना और पंजीकरण क्षेत्र में वापस आना प्रतियोगी की जिम्मेदारी है।
इस टेबल पर काम करने वाला व्यक्ति पूछेगा कि क्या प्रतियोगी ने कभी IGRA रोडियो में भाग लिया है और फिर उन लोगों की मास्टर सूची की जाँच करें, जिन्होंने पहले IGRA प्रतियोगी संख्या निर्दिष्ट की है। यह सूची IGRA कार्यालय द्वारा प्रदान की गई है। यदि प्रतियोगी का नाम सूची में है, तो वह नया प्रतियोगी नहीं है, और रोडियो में प्रतिस्पर्धा करने के लिए, यदि उपयुक्त हो, तो उसे विलंब शुल्क का भुगतान करना होगा। यदि प्रतियोगी का नाम सूची में नहीं है, तो वह एक नए या पहली बार प्रतियोगी के रूप में प्रतिस्पर्धा करने के लिए पंजीकरण करा सकता है। प्रतियोगी की सदस्यता भी सत्यापित की जाएगी, और यदि प्रतियोगी किसी भी IGRA सदस्य/मान्यता प्राप्त एसोसिएशन का सदस्य नहीं है, तो उसे रोडियो में प्रतिस्पर्धा करने के लिए एक एसोसिएशन में शामिल होना होगा। प्रतियोगी को एंट्री फॉर्म को पूरी तरह से भरने के लिए कहा जाएगा।
प्रतियोगी को एक फोटो पहचान पत्र दिखाना होगा ताकि उसकी उम्र का सत्यापन किया जा सके। वैकल्पिक रूप से, प्रतियोगी का एसोसिएशन ट्रस्टी व्यक्ति की पहचान के लिए ज़मानत कर सकता है। प्रत्येक नए प्रतियोगी को एक रोडियो रूल्स बुक दी जाएगी। प्रतियोगी को बताया जाएगा कि नई प्रतियोगी बैठक कब और कहाँ होगी, और रोडियो में प्रतिस्पर्धा करने के लिए बैठक में भाग लेना अनिवार्य है। जब सभी फॉर्म पूरे हो जाएंगे, तो प्रतियोगी को उसका प्रवेश फॉर्म दिया जाएगा और कैशियर टेबल पर निर्देशित किया जाएगा। IGRA प्रतियोगी संपर्क उपस्थित हो सकता है और नए प्रतियोगी प्रश्नों की सहायता और उत्तर देने में सक्षम हो सकता है। यह सुझाव दिया जाता है कि संघ कुछ सप्ताह पहले प्रतियोगी संपर्क समिति के अध्यक्ष (अध्यक्षों) के साथ यह देखने के लिए जाँच करें कि क्या कोई प्रतियोगी संपर्क रोडियो को सौंपा गया है।
खजांची तालिका:
कैशियर प्रवेश फॉर्म की समीक्षा करेगा और प्रवेश शुल्क और उचित विलंब शुल्क के लिए उचित राशि एकत्र करेगा। प्रवेश फॉर्म पर, कैशियर प्रवेश शुल्क के लिए कुल राशि, किसी भी आवश्यक विलंब शुल्क और एकत्र की गई राशि को लिखेगा। याद रखें: अधूरी टीमों के लिए प्रवेश शुल्क नहीं लिया जाना चाहिए। पंजीकरण के समय भुगतान किए गए प्रवेश शुल्क का भुगतान नकद, मनीआर्डर, कैशियर चेक या क्रेडिट कार्ड (यदि उपलब्ध हो) से किया जाना है; कोई व्यक्तिगत चेक स्वीकार नहीं किया जाएगा। कैशियर प्रतियोगी को एंट्री फॉर्म देगा और प्रतियोगी को कंटेस्टेंट नंबर/बैज टेबल पर जाने का निर्देश देगा। प्रतियोगी के लिए रसीद प्रदान करने के लिए तैयार रहें। हॉर्स स्टॉल जमा पंजीकरण पर वापस कर दिया जाता है और प्रवेश शुल्क पर लागू किया जा सकता है। विलंब शुल्क माफ नहीं किया जा सकता है। फॉर्म पर पंजीकरण के समय प्राप्त रिकॉर्ड प्रवेश शुल्क।
प्रतियोगी संख्या/बैज तालिका:
इस टेबल पर काम करने वाला व्यक्ति प्रतियोगी के प्रवेश फॉर्म को स्वीकार करेगा, प्रतियोगी को एक रोडियो नंबर प्रदान करेगा, और उस नंबर को एंट्री फॉर्म पर लिखेगा। प्रतियोगी को निर्देश दिया जाएगा कि यदि वह प्रतियोगी संख्या के पीछे नहीं है तो प्रतियोगी संख्या या एक प्रतियोगी मेडिकल फॉर्म के पीछे चिकित्सा जानकारी को पूरा करें। मेडिकल फॉर्म पर प्रतियोगी के मुद्रित नाम और हस्ताक्षर को पूरा फॉर्म माना जाएगा। प्रतियोगी के रोडियो नंबर के समान नंबर वाला लैमिनेटेड बैज प्रतियोगी को दिया जाएगा। इस टेबल पर काम करने वाला व्यक्ति एंट्री फॉर्म रखेगा और प्रतियोगी को अनाउंसर टेबल की ओर निर्देशित करेगा।
उद्घोषक तालिका:
उद्घोषक या कर्मचारी प्रत्येक प्रतियोगी से उसके निर्दिष्ट रोडियो नंबर के लिए कहेंगे और प्रतियोगी को "उद्घोषक का कार्ड" पूरा करने के लिए कहेंगे। उद्घोषक तब प्रतियोगी को प्रतियोगी पैकेट तालिका के लिए निर्देश देता है।
प्रतियोगी पैकेट तालिका:
इस टेबल पर काम करने वाले व्यक्ति को केवल प्रत्येक प्रतियोगी को एक पैकेट देना होता है, और फिर उन्हें ग्रैंड एंट्री साइन-अप टेबल पर निर्देशित करना होता है।
रोडियो ऑडिटर तब इवेंट कंट्रोल शीट और स्कोर शीट को प्रिंट करता है जिसमें सचिव द्वारा नोट किए गए सभी बदलाव शामिल होते हैं। सचिव यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी प्रतियोगियों को घटना में सूचीबद्ध किया गया है और सभी परिवर्तन किए गए थे, यह सुनिश्चित करने के लिए इवेंट कंट्रोल शीट की तुलना रनिंग ऑर्डर से करता है। प्रपत्र वर्णानुक्रम में और दायर किए जाते हैं।
सचिव प्रतिलिपि बनाने के लिए 24 घंटे के प्रतिलिपि केंद्र में ले जाने के लिए ईवेंट नियंत्रण पत्रक तैयार करता है। और, शाम के लिए अंतिम चरण सभी सचिवीय आपूर्ति को पैक और लोड करना है।
पंजीकरण स्वयंसेवक इन सभी गतिविधियों में सचिव की सहायता कर सकते हैं। पंजीकरण बंद होने के बाद किए गए सभी कार्यों को पूरा होने में 45 मिनट से लेकर कुछ घंटों तक का समय लग सकता है।
हम सभी स्वयंसेवक हैं और पंजीकरण क्षेत्र में अन्य लोगों के साथ जाना पसंद करते हैं। हालांकि, यह मदद करता है अगर सभी को अपना पंजीकरण पूरा करने के बाद पंजीकरण क्षेत्र छोड़ने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। जब कई लोग एक सीमित क्षेत्र में एकत्र होते हैं, जैसे कि पंजीकरण क्षेत्र, तो यह काफी शोरगुल वाला हो जाता है और दूसरों के लिए पंजीकरण प्रक्रिया के माध्यम से आगे बढ़ना अधिक कठिन हो जाता है।
प्रतियोगी पंजीकरण प्रबंधकों को प्रोत्साहित किया जाता है कि वे रोडियो सचिव से कोई भी प्रश्न पूछें जो उनके पास हो या किसी भी जानकारी का अनुरोध करने के लिए जिसकी उन्हें आवश्यकता हो।
सुनिश्चित करें कि आप मेल में प्राप्त पूर्व-पंजीकरण चेक समय पर (रोडियो सप्ताहांत से पहले) जमा करते हैं।
सभी कर्मचारियों के बीच प्रारंभिक योजना और सहयोग के साथ, पूरी पंजीकरण प्रक्रिया एक बहुत ही सहज और कुशल गतिविधि हो सकती है।